Pour travailler efficacement en équipe, il est nécessaire de garder une bonne communication et de pouvoir suivre de près toutes les étapes de déroulement de votre projet.
Cela ne serait pas possible sans utiliser les bons outils. Parmi eux, il y a les plateformes collaboratives ; elles existent pour faciliter le travail en équipe et améliorer la productivité du travail collaboratif grâce à des outils de communication et de collaboration efficaces.
Dans cet article, vous trouverez les meilleurs outils de travail collaboratif les plus utilisés par les grandes entreprises comme Facebook, Netflix et Airbnb.
Sommaire
Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?
Une plateforme collaborative (ou plateforme de travail collaboratif) est un espace de travail virtuel conçu pour faciliter le travail d’équipe. Elle centralise tous les outils nécessaires dont une équipe a besoin pour travailler sur un projet.
En d’autres termes, une plateforme collaborative permet aux membres d’une équipe de travailler ensemble sur des projets à partir de n’importe quel emplacement et à partir de différents appareils.
La majorité des solutions de collaboration sont basées sur le Cloud et accessibles directement via le navigateur web. Il en existe différents types et chacune d’entre elles répond à des besoins précis, en général ces plateformes incluent :
- La gestion de projet ;
- La messagerie instantanée ;
- Le partage de fichiers et de documents ;
- La gestion des tâches ;
- Le calendrier partagé ;
- Des espaces de groupe ;
- La visioconférence ;
- Le suivi des plannings ;
- Des outils d’écriture collaborative ;
- Le stockage d’informations ;
- La gestion des connaissances ;
- Etc.
Quels sont les avantages des plateformes collaboratives ?
L’utilisation d’une plateforme de travail collaboratif au sein d’une équipe présente de nombreux avantages pour les entreprises et les organisations :
- La réduction des coûts de communication en interne ;
- Un gain de temps ;
- Facilite la coordination et le travail d’équipe ;
- Facilite la communication grâce aux outils intégrés : conversation, chat, visioconférence ;
- Améliore la productivité d’une équipe ;
- Facilite l’accès aux fichiers et documents.
Les meilleures plateformes collaboratives de gestion de projets
Wrike
Wrike est un outil de travail collaboratif en ligne facile à utiliser. Il convient aux équipes de cinq personnes jusqu’à un nombre illimité. L’outil est hautement configurable et permet aux utilisateurs de personnaliser les flux de travail, les tableaux de bord, les rapports, les formulaires de demande, etc.
Les utilisateurs de Wrike peuvent discuter en temps réel et mentionner des membres de l’équipe pour faciliter la communication. Wrike permet également de travailler en équipe sur des fichiers (comme avec Google Doc) et de visualiser les modifications apportées par chaque membre de l’équipe en temps réel. Il y a aussi la possibilité de collaborer sur des images et d’ajouter des commentaires.
En ce qui concerne la gestion de projets, Wrike permet de créer facilement et d’affecter des listes de tâches, des sous-tâches et de gérer et suivre les projets, les horaires, les délais et d’autres processus nécessaires au flux de travail. Dans Wrike, les équipes peuvent partager ajouter des commentaires et partager des fichiers.
Wrike est disponible en différentes versions : gratuite, professionnelle, business et entreprise. Selon la version que vous choisissez, vous aurez accès à un certain nombre de fonctionnalités. Voici les principales fonctionnalités de Wrike selon la version :
Monday.com
Monday est un outil de collaboration et de gestion des projets très connu dans l’univers des logiciels de productivité. Sa simplicité et ses fonctionnalités conviviales facilitent le travail en équipe.
Cette plateforme permet de planifier, suivre, gérer les projets, collaborer et échanger entre les membres de l’équipe au même endroit, d’une manière dynamique et visuellement attrayante. Elle est entièrement personnalisable pour répondre à tous les besoins et s’adapter à tous les secteurs d’activité.
Monday.com centralise tout votre travail dans un seul et même endroit qui rassemble votre équipe et votre travail de manière organisée. Dans cet espace de travail, vous pouvez ajouter des membres d’équipe à vos tableaux, leur affecter des tâches et des sous-tâches, partager des fichiers, communiquer avec l’équipe et suivre l’avancement du projet.
Monday est considéré comme une suite de productivité complète qui comprend toutes les fonctionnalités nécessaires pour améliorer le travail en équipe, suivre l’avancement du projet et garantir que les tâches s’exécutent conformément aux prévisions des dates d’achèvement.
En plus, Monday s’intègre à des plateformes tierces comme Slack, Trello, Google Drive, Dropbox et autres, pour avoir plus de possibilités.
Asana
Asana est l’un des outils de gestion de projet les plus populaires, il est aussi connu comme un outil de collaboration. Il permet de planifier, d’organiser et de gérer le travail d’équipe de A à Z.
Asana facilite l’accès aux informations clés, comme les plannings, les tâches et les détails de projet, les dossiers, les fichiers et simplifie la communication avec les collègues, partenaires et clients afin que chacun reste informé.
En plus des fonctionnalités de collaboration telles que la messagerie, le chat et le partage de fichiers, Asana propose un tableau de bord personnalisable, des fonctionnalités d’automatisation, de tableaux Kanban, la gestion de tâches sous-tâches, les échéances et heures limites, des modèles personnalisés, la gestion des ressources, la vue calendrier, l’exportation de projets, etc.
Cet outil est conçu pour permettre aux entreprises de suivre facilement le travail des employés et d’obtenir les meilleurs résultats possibles.
Autre chose, Asana s’intègre à des centaines d’autres applications de collaboration pour faciliter le travail en équipe.
Teamwork
Teamwork est un autre outil de gestion de projet et de travail collaboratif. Il offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour centraliser votre travail, communiquer facilement avec votre équipe et réduire la complexité de la collaboration.
Grâce à Teamwork, vous pouvez communiquer facilement avec les membres de votre équipe, vos collaborateurs et vos clients. Avec cet outil, vous disposez d’une plateforme centrale sur laquelle chacun peut échanger ses idées et ses documents dans un seul endroit.
Teamwork offre une gamme de fonctionnalités permettant de gagner du temps, améliorer la productivité et la collaboration :
- Diagrammes de Gantt : il donne une visibilité complète de vos tâches ;
- Outils de collaboration : il inclut l’échange de messages, le chat, les fichiers et cahiers ;
- Le suivi de temps ;
- Tableau Kanban : pour automatiser le flux de travail et visualiser les tâches de projet ;
- Outil de gestion de tâches : pour créer et gérer les tâches et les sous-tâches ;
- Jalons : pour suivre les progrès ;
- Des rapports instantanés ;
- Etc.
Une version gratuite de Teamwork est disponible pour les particuliers et les petites équipes. Pour les versions payantes, les tarifs commencent à 10 $ par mois, et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 30 jours.
Les meilleurs outils de travail collaboratif de communication d’équipe
Microsoft Teams
C’est un outil de communication collaboratif qui fait partie de la suite Microsoft 365. Il permet aux équipes d’échanger facilement entre eux, d’accéder à des fichiers partagés et de les modifier en temps réel.
Microsoft Teams comprend de multiples fonctionnalités essentielles en entreprise pour une utilisation avancée et intuitive : la messagerie instantanée, les appels audio et vidéo, réunions, organisation de planning, le partage de fichiers, fils de discussions, stockage et partage de ressources, groupes de travail, réactions en direct avec des émojis, etc.
En plus des outils de communication, cette solution de Microsoft aide les équipes à créer et stocker des fichiers en ligne, à gérer des documents, à créer des groupes et à recevoir des notifications.
Microsoft Teams s’intègre à des applications tierces telles que GitHub, Power BI, Delve, Planner, Trello, etc.
Slack
C’est une plateforme de communication collaborative disponible pour ordinateur et smartphone, qui permet de communiquer au sein d’une équipe de manière plus rapide, mieux organisée et plus sécurisée que par e-mail.
Slack permet à ses utilisateurs de collaborer plus efficacement, de connecter l’ensemble de leurs outils et logiciels, et d’organiser les informations dont ils ont besoin pour travailler au mieux, le tout dans un espace de travail centralisé.
Avec Slack, vous pouvez envoyer des messages et des fichiers à une seule personne ou à un groupe de personnes, et il est possible d’organiser des conversations dans différents canaux (ce sont des espaces de travail spécifiques pour centraliser les conversations), par exemple des conversations pour des projets spécifiques, pour le support technique, pour le service clients, etc.
Vous pouvez utiliser cette application gratuitement avec certaines limitations, telles que le nombre de messages stockés (jusqu’à 10000) et l’espace de stockage de documents.
Les meilleurs outils collaboratifs pour créer, modifier et éditer des documents à plusieurs
Dropbox business
Dropbox est surtout connu en tant que service de stockage dans le Cloud, mais il propose également un ensemble d’outils de collaboration qui rendent le travail d’équipe plus simple et plus efficace.
Avec la fonctionnalité Dropbox Spaces, il est possible de transférer des dossiers en espaces de travail collaboratifs pour permettre aux équipes de collaborer sur des projets très facilement. Tous les membres d’équipe peuvent travailler en même temps sur un ou plusieurs fichiers, et visualisent en temps réel les modifications apportées par chaque membre de l’équipe.
Dropbox s’intègre à d’autres services collaboratifs comme Zoom, Slack, Trello, etc. Cela permet aux utilisateurs de se joindre à une réunion Zoom par exemple ou d’ajouter des commentaires à une carte Trello directement à partir de Dropbox Spaces.
Google Workspace
Google Workspace (anciennement G Suite) est une suite de productivité de Google qui regroupe un large éventail d’outils de productivité, permettant de créer un espace de travail virtuel pour faciliter le travail en équipe.
Les utilisateurs de cette plateforme peuvent accéder à l’ensemble des outils bureautiques et services de Google (Google Drive et sa suite bureautique, adresse email professionnelle, Google Meet, Google Chat, Google Agenda, Keep, etc.) avec en plus un espace de stockage dans le Cloud et des options de gestion et de sécurité.
Les outils et services de Google Workspace facilitent la communication et la collaboration au sein d’une équipe. Ces outils sont accessibles via le navigateur web, ou depuis n’importe quel appareil mobile ou smartphone.
