Vous ne pouvez pas gérer efficacement vos projets en utilisant les tableurs Excel.
Si vous souhaitez augmenter la productivité de votre équipe et gagner du temps, optez pour un outil de gestion de projet en ligne.
Si vous ne savez pas quel logiciel choisir ?
Voici les 7 meilleurs logiciels de gestion de projet les plus utilisés par les grandes entreprises comme Netflix, Amazon, Airbnb et Google.
Sommaire
Monday
Monday est un outil de gestion de projet puissant basé sur le Cloud, qui aide à gérer le travail d’équipe, à planifier et à exécuter des projets complexes, qu’ils soient au bureau, à la maison ou en déplacement.
Les fonctionnalités de Monday pour la gestion de projet incluent la gestion des ressources et des projets, le suivi du temps, la collaboration et les fonctionnalités de reporting. Autre chose, les utilisateurs peuvent télécharger et joindre des fichiers à des cartes, ajouter des commentaires, mentionner des coéquipiers, etc.
Monday offre une interface visuellement claire et intuitive pour vous aider à voir les données importantes de votre projet en un coup d’œil. Le tableau de bord de Monday vous donne une vue d’ensemble très claire sur tous vos projets (et votre équipe la voit aussi). Vous pouvez donc très facilement comprendre pourquoi un projet est bloqué et qui est le responsable de ce blocage.
Monday est un outil hautement personnalisable qui vous permet de travailler avec n’importe quelle méthodologie – kanban ou autres – qui convient à votre projet et à votre équipe. Vous trouverez également des outils de flux de travail utiles pour automatiser certaines parties de votre processus.
Monday propose plus de 20 intégrations, inclut des applications très utiles telles que Slack, Gmail, Google Drive, Google Agenda, Jira, Trello, GitHub, Dropbox, et bien d’autres, accessibles via Zapier.
Wrike
Wrike est un logiciel de gestion de projet en ligne pour les starts-up, TPE, PME et équipes de grandes entreprises, qui leur offre un espace de travail collaboratif virtuel, avec tous les outils, fonctionnalités et intégrations dont elles ont besoin pour planifier, gérer, automatiser et accomplir un travail de qualité.
Les fonctionnalités proposées par Wrike sont nombreuses :
- Un diagramme de Gantt avec suivi du temps et du budget ;
- Un tableau de bord personnel ;
- Des rapports sur les projets en cours et les équipes ;
- La possibilité de travailler en équipe sur des fichiers et d’observer les modifications apportées par chaque membre de l’équipe en temps réel ;
- Wrike facilite la communication inter-équipe ;
- Des notifications en temps réel et rapports de performance ;
- Plus de 400 intégrations ;
- La gestion des documents et des e-mails ;
- La gestion des flux de travail ;
- La gestion des formulaires ;
- Des outils de collaboration ;
- Le suivi de la progression des tâches ;
- Le stockage de documents ;
- Des rapports et statistiques en temps réel.
Wrike est idéal pour les équipes de cinq personnes ou plus. L’outil est hautement configurable et permet aux utilisateurs de personnaliser les flux de travail, les tableaux de bord et les rapports.
Cet outil peut être utilisé par les responsables et chefs de projet pour planifier leurs projets très facilement à l’aide de modèles, tout en définissant des tâches et des sous-tâches et les affecter à une équipe. Les projets créés sont synchronisés avec les équipes et calendriers spécifiques.
ClickUp
ClickUp est une autre plateforme de gestion de projet doté de fonctionnalités puissantes pour gérer tous vos projets en équipe, grâce à une interface propre et unique qui centralise toutes les fonctionnalités sur une seule plateforme. Les membres de l’équipe peuvent planifier des tâches et gérer des ressources dans un espace de travail centralisé, ainsi que communiquer et collaborer entre eux.
L’outil permet de créer des listes de tâches sous forme de tableaux Kanban pour visualiser l’état d’avancement des tâches à réaliser. Vous pouvez planifier les tâches et les activités en utilisant les calendriers, les timelines et les diagrammes de Gantt.
ClickUp comprend également des fonctionnalités permettant de travailler sur un document à plusieurs. Les utilisateurs peuvent commenter des documents et des tâches, et discuter entre eux par mail ou par chat pour une communication et une collaboration efficace.
ClickUp vous aide à fixer des objectifs pour votre équipe et à suivre la progression en temps réel. Vous avez la possibilité d’effectuer un suivi du temps passé sur chaque tâche d’un projet.
ClickUp propose des intégrations avec Slack, Dropbox, G Suite et bien d’autres outils, ainsi que plus de 1 000 intégrations via Zapier.
Teamwork
Teamwork est une solution de gestion de projet complète, riche en fonctionnalités et facile à utiliser, qui permet de gérer facilement un ou plusieurs projets complexes.
Cet outil possède toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour collaborer efficacement, rationaliser la communication interne et centraliser les informations afin de rendre la gestion de projet plus rapide et plus efficace.
Tout comme Wrike et ClickUp, Teamwork possède des fonctionnalités intéressantes comme la planification de projets, la gestion du temps, le diagramme de Gantt interactif, le tableau de Kanban, les rapports instantanés, la gestion de tâches, le chat et des outils de dépenses et de facturation.
Avec Teamwork, tous les collaborateurs peuvent suivre l’avancement du projet et communiquer via le chat en direct en envoyant des messages et des pièces jointes. Cet outil est particulièrement recommandé pour ceux qui travaillent à distance.
Si vous êtes intéressé par les fonctionnalités de Teamwork, sachez qu’il y a une version gratuite, limitée à 5 utilisateurs, et deux projets avec une capacité de stockage de 100 MB. Mais pour passer à la version payante, le tarif commence à 10 $ par mois par utilisateur. Il y a également une version d’essai gratuit de 30 jours.
Asana
Asana, un outil de gestion de projet collaboratif fondé par le co-fondateur de Facebook Dustin Moskovitz. Il est utilisé par les entreprises pour organiser le travail d’équipe et faciliter la gestion des tâches et la collaboration au sein d’une équipe.
Asana propose une suite complète d’outils pour la gestion des tâches, la gestion d’équipe, la messagerie, la création de rapports, les notifications automatiques, des outils de collaboration, des tableaux de bord, la gestion des documents, le suivi des progressions, la vue en Kanban et l’attribution des tâches.
Son interface intuitive et bien conçue facilite l’accès aux différents éléments :
- À gauche se trouve la barre de navigation latérale pour accéder à vos projets, statistiques, la messagerie, l’équipe, la liste des tâches et vos favoris ;
- La zone principale affiche une liste des tâches, leurs dates d’échéance, les discussions, le calendrier et les fichiers ;
- Barre du haut: elle vous donne accès à la recherche, au bouton d’ajout rapide, et aux paramètres de votre profil et de l’espace de travail ;
- Volet de droite : contient les détails d’une tâche ou d’une discussion.
L’interface d’Asana vous offre le choix pour afficher vos tâches, en mode tableau, calendrier ou sous forme de timeline.
Zoho Projects
Que ce soit des projets simples ou complexes, cet outil a tout ce dont vous aurez besoin pour planifier vos projets, suivre efficacement votre travail et collaborer avec votre équipe. Vous pouvez même automatiser certaines tâches pour gagner du temps.
Avec l’outil diagramme de Gantt simple qui donne une bonne visualisation de l’avancement des projets, l’organisation de travail en tâches et sous-tâches avec la méthode Kanban, le diagramme d’utilisation des ressources qui donne un aperçu de la répartition des heures de travail et des heures libres au sein de votre équipe et l’automatisation des tâches, Zoho Projects est un outil complet et unique pour les équipes de toute taille.
Il existe également des fonctionnalités pour la gestion des documents, la gestion du temps et la gestion des coûts. De nombreuses intégrations sont disponibles aussi, comme Slack, Dropbox, les outils de Google ainsi que d’autres suites logicielles Zoho.
Trello
Au cours des dernières années, Trello est devenu l’une des applications de gestion de projet les plus populaires. Elle est gratuite et permet d’organiser vos projets professionnels ou personnels sous forme de tableaux Kanban, composés en colonnes, qui contiennent des tâches sous forme de cartes étiquetées.
L’outil est simple à utiliser, vous pouvez créer des tableaux pour organiser toutes les tâches de vos projets, les attribuer aux membres de l’équipe, obtenir des flux de travail personnalisés, joindre des fichiers et ajouter des commentaires.
Trello est l’outil Kanban le plus simple, disponible sur le marché. C’est pour cette raison qu’il a acquis une réputation positive. Mais c’est là aussi sa plus grande faiblesse, car les fonctionnalités de Trello sont insuffisantes pour quelqu’un qui a des projets complexes.
Pour les petites équipes et les projets simples, le logiciel de gestion de projet Trello (même la version gratuite) est un bon choix.
Comment bien choisir un logiciel de gestion de projet ?
Quand vous décidez d’acheter un outil de gestion de projet, vous vous rendez compte que le marché est envahi par de nombreuses solutions proposées, avec des offres qui ne se valent pas. Les fonctionnalités proposées sont variées, cela va de la simple gestion des tâches à la gestion des budgets en passant par la gestion des documents et des e-mails, des outils CRM, des outils de suivi et rapport, etc.
Pour vous aider à choisir le logiciel de gestion de projet le plus adapté à vos besoins, voici ce qu’il faut vérifier avant de faire votre choix :
Définir vos besoins : quels usages souhaitez-vous faire d’un outil de gestion de projet ?
La première chose que vous devez faire est de déterminer quels sont vos besoins ? Et qu’est-ce que vous voulez faire avec un logiciel de gestion de projet ? Par exemple :
- Est-ce que vous souhaitez collaborer avec plusieurs personnes et sur plusieurs projets ?
- Puis-je l’utiliser sur un ou plusieurs appareils (ordinateur ou tablette) ?
- Est-ce qu’il a une application pour les appareils mobiles ?
- Puis-je l’utiliser sans connexion internet ?
- Est-ce qu’il permet de mesurer l’efficacité de mes employés ?
- Est-ce qu’il s’intègre avec d’autres outils que j’utilise déjà ?
- Est-ce qu’il est facile à utiliser ou nécessite-t-il une formation ?
- Etc.
Une fois que vous aurez déterminé vos besoins, il vous sera très facile de vous tourner vers le logiciel qui répondra parfaitement à vos attentes. Ne choisissez pas un logiciel uniquement par rapport à son coût ou par le nombre de ses fonctionnalités. En fait, il y a de multiples critères à prendre en considération :
Les fonctionnalités
Vérifiez attentivement les fonctionnalités proposées par chaque logiciel et, si c’est possible, testez la version gratuite (ou la version d’essai) afin de vous faire une première idée des possibilités du logiciel. Vous pourrez ainsi vous assurer qu’il dispose de tout ce dont vous aurez besoin. Un bon outil de gestion de projet doit disposer des fonctionnalités permettant :
- L’attribution et le filtrage des tâches ;
- Le suivi des temps et des dépenses ;
- La gestion des tâches et des collaborations ;
- Le planning, l’agenda et le partage de contact ;
- Le partage de documents ;
- Le chat en ligne ;
- L’analyse de projets et les rapports ;
- Le système de visualisation diagramme de Gantt ;
- L’intégration avec d’autres outils.
Comme la plupart des logiciels présentés dans cet article offrent une version d’essai, je vous recommande fortement de profiter de cette période d’essai pour faire le bon choix.
Le logiciel est installé localement ou en solution SaaS
Avant de choisir un logiciel de gestion de projet, sachez qu’il existe principalement deux types de logiciels bien différents :
- Offline : ce type de logiciel s’installe localement et ne nécessite pas de connexion internet.
- En ligne ou Saas (logiciel en tant que service) : il s’agit d’un outil web hébergé sur un serveur distant, accessible depuis n’importe quel appareil, via le navigateur web et demande une connexion internet.
Les fonctionnalités avancées
En plus des fonctionnalités qui concernent la gestion des projets, certains logiciels offrent plus d’options spécifiques et répondent à des besoins plus complexes. Par exemple on peut trouver un CRM intégré, la possibilité d’importer desdonnées depuis des fichiers .csv ou depuis d’autres logiciels de gestion de projet.
L’application mobile
Selon vos besoins, il se peut que vous utilisiez votre smartphone ou tablette pour travailler sur vos projets quand vous êtes en déplacement. Dans ce cas-là, il est préférable d’opter pour une solution de gestion de projet pour les appareils mobiles que proposent certaines applications.
La sécurisation des données
La sécurité est un élément essentiel à prendre en compte lors du choix de votre logiciel de gestion de projet. Cela concerne les moyens de sécurité mis en place par le fournisseur de logiciel pour protéger ses serveurs, et les fonctionnalités de sécurité pour gérer les droits d’accès, car toute entreprise a besoin de garder le contrôle pour gérer efficacement l’accès à ses données.
La facilité d’utilisation et la stabilité
Un outil simple et facile à utiliser est beaucoup mieux qu’un outil complexe. J’imagine que vous n’avez pas de temps à perdre pour apprendre à utiliser un logiciel.
Autre chose c’est la stabilité, vérifiez la date de création de l’outil et est-ce qu’il existe depuis longtemps ? Propose-t-il des mises à jour régulièrement ? Est-ce qu’il est utilisé par des grandes entreprises ? Regardez également les avis des clients.
