Quand il s’agit de gérer des projets importants, parfois, une bonne liste de tâches à faire sur papier ne suffit pas. C’est là qu’interviennent les outils de gestion de projet en ligne.
Un bon logiciel de gestion de projet peut organiser votre flux de travail et permettre à tous les membres de votre équipe d’y collaborer et d’en suivre toutes les étapes. Il aide également à augmenter la productivité.
L’un de ces outils que je vais vous présenter aujourd’hui est Trello, c’est l’un des meilleurs logiciels de gestion de projets gratuits en ligne. Sa conception simple facilite l’organisation et la collaboration en équipe grâce à son système basé sur des colonnes.
Comment utiliser Trello ?
Contrairement à d’autres logiciels de gestion de projets complexes, Trello est très facile à utiliser.
Après que vous ayez créé un compte gratuit, vous arrivez à cette page, dans laquelle Trello vous propose de créer votre première carte. Elle ressemblera à ça :
Ce que vous voyez est un tableau Trello, c’est essentiellement une page Web contenant des listes disposées horizontalement sur la page afin que vous puissiez avoir un aperçu sur l’ensemble de votre projet. Les éléments des listes, appelés cartes, peuvent être glissés et déposés sur d’autres listes ou réorganisés dans la même liste.
Vous pouvez renommer le tableau.
Trello permet de créer plusieurs tableaux (c’est très utile si vous travaillez sur plusieurs projets). Pour ce faire, vous cliquez sur l’icône (+) en haut à droit, vous sélectionnez « Créer un tableau » et vous lui attribuez un nom.
À droite, vous verrez un menu qui peut être fermé pour libérer de l’espace.
Pour rendre votre espace de travail attrayant, vous pouvez changer la couleur de fond de vos cartes, (ou mettre des photos comme arrière-plan).
Comme vous voyez, sur ce tableau, il y a des listes déjà établies. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez, ainsi que modifier les titres des listes pour les adapter à vos besoins. Pour ajouter une liste, il suffit de cliquer sur “Ajouter une autre liste”.
Les listes contiennent des cartes, elles-mêmes peuvent contenir des listes de contrôle, des images, des étiquettes colorées et des commentaires. Vous pouvez avoir autant de cartes que vous le souhaitez sur vos listes. Pour ajouter une carte, vous cliquez sur « Ajouter une autre carte ».
Pour bien organiser votre travail et suivre vos objectifs, vous pouvez éditer les cartes de votre tableau et ajouter une description, des commentaires, une liste de contrôle, des activités, etc.
En ce qui concerne la liste de contrôle, vous pouvez marquer un élément de la liste comme traité ou nontraité en cochant la case située à gauche du titre.
Trello permet également d’ajouter des pièces jointes pour vos cartes.
Pour chaque carte, vous pouvez ajouter une ou plusieurs étiquettes afin de bien organiser votre travail. Voici comment faire.
Pour associer une carte à une étiquette, vous cliquez sur l’icône « Modifier » de la carte, et vous sélectionnez une étiquette.
En plus des étiquettes, Trello permet également de :
- Attribuer une carte à un membre de votre équipe,
- Déplacer une carte dans un autre tableau ou dans autre liste,
- Copier une carte avec ses étiquettes,
- Définir une date d’échéance pour une tâche.
La réorganisation des listes et des cartes est tout aussi simple, et peut être effectuée rapidement en les faisant glisser vers leur nouvel emplacement.
Pour faciliter l’accès à vos tâches, Trello dispose d’une fonctionnalité pour filtrer les cartes via le menu déroulant, ce qui permet de masquer toute carte ne répondant pas à vos critères. Le filtrage peut être effectué par :
- Etiquette,
- Terme de recherche (mot clé),
- Date d’échéance,
Une autre fonctionnalité que j’ai trouvé très intéressante est « Activité », dans laquelle les modifications apportées par toutes les personnes qui travaillent sur le projet sont affichées en temps réel.
En ce qui concerne le travail en équipe, Trello facilite la collaboration et les échanges en temps réel. Vous avez la possibilité d’inviter d’autres personnes à travailler sur une tâche (la personne invitée doit avoir un compte Trello).Voici comment faire.
Conclusion
Vous l’avez peut-être constaté, il est très facile de gérer efficacement un projet avec Trello. Contrairement aux autres outils de gestion de projet complexes, Trello repose davantage sur la simplicité et se concentre sur la clarté, ce qui permet de voir rapidement qui travaille sur quoi et de suivre toutes les phases de vos projets.
